แนวความคิดกับการบริหาร

“การบริหาร”  ตามความหมายทางวิชาการ [1] หมายถึง  การดำเนินงานเพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมาย  หรือวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้  โดยอาศัยองค์ประกอบหรือปัจจัยต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อการบริหาร  และวิธีการปฏิบัติงาน 

ตลอดจนหมายถึงการทำให้งานสำเร็จลุล่วงไปโดยอาศัยบุคคลอื่น ๆ องค์ประกอบหรือปัจจัยที่จำเป็นต่อการบริหารนั้น  ในขั้นแรกมีอยู่ 4 ประการด้วยกัน  คือ  คน (Man)  เงิน (Money)  วัตถุสิ่งของ (Material)  และวิธีการปฏิบัติงาน (Method)  ที่เรียกว่า 4 M  แต่ต่อมาได้มีการ    เพิ่มองค์ประกอบเข้ามาอีกหลายประการ  เช่น  อำนาจ  หน้าที่  เวลา  ความตั้งใจในการทำงาน  และ  สิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ดังนั้น  ในปัจจุบันองค์ประกอบหรือปัจจัยที่จำเป็นต่อการบริหารจึงมีอยู่ 7 ประการด้วยกัน  คือ  คน  เงิน  วัตถุสิ่งของ  อำนาจหน้าที่  เวลา  ความตั้งใจในการทำงาน  และ  สิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ซึ่งอาจถือว่าเป็นปัจจัยเหตุหรือสิ่งที่ใช้ไป (Input) ในการบริหารงานแต่ละอย่าง

จากความหมายของดังกล่าว จะเห็นว่าการบริหารมีลักษณะที่สำคัญ 3 ประการ คือ (1)  การบริหารงานจะต้องมีวัตถุประสงค์  (2) การบริหารงานจะต้องมีองค์ประกอบหรือปัจจัยต่าง ๆ เช่น  คน  เงิน  วัตถุสิ่งของ  เป็นต้น  เป็นเครื่องมือในการดำเนินงาน  และ (3)  การบริหารมีลักษณะเป็นการดำเนินงาน  ที่เป็นกระบวนการต่อเนื่อง
การบริหารมีลักษณะเป็นการดำเนินงาน ที่เป็นกระบวนการต่อเนื่อง   ผู้เชี่ยวชาญได้กล่าวไว้มากมายหลายอย่าง [2] ซึ่งนำมาสรุปพอเป็นที่เข้าใจว่า 

การบริหารงานที่ดีควรจะประกอบด้วยกระบวนการที่สำคัญ 9 ประการ  คือ  นโยบาย (Policy)  อำนาจหน้าที่ (Authority)  การวางแผน (Planning)  การจัด    รูปงาน (Organizing)  การดำเนินการเกี่ยวกับบุคลากร (Staffing) การอำนวยการ (Directing) การประสานงาน (Co-ordination)  การรายงาน  (Reporting)  และการงบประมาณ (Budgeting)  หรือที่รวมเรียกเป็นภาษาอังกฤษได้โดยย่อว่า PA-POSDCoRB 

ซึ่งขออธิบายแต่ละข้อโดยย่อดังนี้
นโยบาย (Policy)  หมายถึง  นโยบายที่จะใช้ในการบริหารงาน  ตลอดจนวิธีการกำหนดนโยบายดังกล่าวนั้นด้วย
อำนาจหน้าที่ (Authority)  หมายถึง  อำนาจหน้าที่ของแต่ละระบบงาน  ตลอดจนการมอบหมายอำนาจหน้าที่ในระบบงานเหล่านี้ด้วย
การวางแผน (Planning)  หมายถึง การวางแผนที่จะดำเนินการตามนโยบายที่กำหนดไว้  เพื่อให้แผนงานที่กำหนดขึ้นสอดคล้องต้องกับนโยบาย  การที่จะได้แผนงานที่ถูกต้อง  จำเป็นต้องอาศัยความรู้ทางวิชาการวางแผนและการคาดหรือทำนายเหตุการณ์ในอนาคตด้วย

การจัดรูปงาน (Organizing)  หมายถึง  การจัดรูปงานของระบบงานต่าง ๆ ในการจัดรูปงานนี้สิ่งที่ควรนำมาพิจารณาประกอบด้วยก็คือ  วิธีการปฏิบัติงาน 

ทั้งนี้ เพื่อให้การจัดรูปงานและวิธีการปฏิบัติงานมีความสอดคล้องต้องการ  ในการจัดรูปงานดังกล่าวนี้อาจมีการพิจารณาในด้านการควบคุมการปฏิบัติงานหรือในด้านของการแบ่งงาน  เช่น  หน่วยงานหลัก (line)  หน่วยงานที่ปรึกษา (Staff)  และหน่วยงานสนับสนุน (Auxiliary)
การดำเนินการเกี่ยวกับบุคลากร (Staffing)  หมายถึง  การจัดหาบุคคลที่มีความรู้และความสามารถมาบรรจุและแต่งตั้งให้ปฏิบัติงานในหน่วยงาน  และอาจครอบคลุมถึงกิจกรรมต่าง ๆ ในการดำเนินการกับบุคลากร  เช่น  การสรรหาบุคคล  การบรรจุและแต่งตั้ง  การเลื่อนตำแหน่ง  การฝึกอบรม  การกำหนดค่าตอบแทน  การให้พ้นจากงาน  หรือการเลิกจ้าง  และการให้บำเหน็จบำนาญ
การอำนวยการ (Directing)  หมายถึง  การอำนวยการซึ่งรวมถึงการควบคุมงานและการนิเทศงาน  ตลอดจนถึงศิลปะในการบริหารงาน  เช่น  ความเป็นผู้นำ (Leadership)  มนุษยสัมพันธ์  และการจูงใจ  นอกจากนี้  การอำนวยการยังหมายรวมถึงการวินิจฉัยสั่งการ  และการมอบอำนาจหน้าที่อันเป็นหลักสำคัญยิ่งในการบริหารด้วย
การประสานงาน (Co-ordination)  หมายถึง การประสานงานเพื่อให้งานดำเนินไปโดยสะดวกและเรียบร้อย  และเพื่อที่จะให้การประสานงานดีขึ้น  ตลอดจนแก้ไขปัญหาข้อขัดข้องต่าง  ๆ นักบริหารจำเป็นต้องศึกษาหลักเกณฑ์และวิธีการประสานงานแบบต่าง ๆ

นอกจากนี้ยังจะต้องจัดให้มีระบบการประสานงานที่ดีในหน่วยงานของตนและกับหน่วยงานอื่น ๆ ด้วย 

สิ่งที่จะช่วยให้การประสานงานดำเนินไปด้วยดีก็คือ  การติดต่อสื่อสารที่ดี
การรายงาน  (Reporting)  หมายถึง  การรายงานผลการปฏิบัติงาน  ตลอดถึงการประชาสัมพันธ์ผลงานด้วย  กิจกรรมทั้งหมดนี้มีส่วนสัมพันธ์ต่อเนื่องกับการติดต่อสื่อสารเป็นอันมาก
การงบประมาณ (Budgeting) หมายถึง การงบประมาณและการจัดงบประมาณ 

ซึ่งเป็นกระบวนการสุดท้ายของการบริหารงานที่สำคัญอีกประการหนึ่ง  นักบริหารจะต้องมีความรู้และความเข้าใจระบบงบประมาณกระบวนการในการจัดงบประมาณและการเงิน  และการใช้วิธีงบประมาณเป็นเครื่องมือในการวางแผนและควบคุมงานด้วย

จะเห็นได้ว่า  การบริหารราชการจะต้องอาศัยองค์ประกอบหรือปัจจัยต่าง ๆ  ซึ่งน่าจะเรียกว่าปัจจัยเหตุ (Input) หรือสิ่งที่จะใช้ไปในการบริหารงานและจะต้องมีกระบวนการบริหาร (process)  เพื่อใช้ปัจจัยเหตุ  และเมื่อกระบวนการต่าง ๆ ดำเนินการไปแล้ว  ก็จะได้ผลผลิตหรือสิ่งที่ได้ออกมา (Output) 

----------------------------------

(1) ชุบ  กาญจนประกร  หลักรัฐประศาสนศาสตร์ เอกสารประกอบคำบรรยาย 2506 (โรเนียว) น.10-12  และสมาน  รังสิโยกฤษฎ์  และสุธี  สุทธิสมบูรณ์  หลักการบริหารเบื้องต้น  (พิมพ์ครั้งที่ 4  กรุงเทพมหานคร สำนักงานสวัสดิการ ก.พ.2523) น.1-5

[2]  ดู John M.Pfifner.and Robert Presthus.Public Administration. 5th  ed.(New York: The Ronald Press Company, 1967); ชุบ  กาญจนประกร   หลักรัฐประศาสนศาสตร์  คำบรรยายชั้นปริญญาโท (คณะรัฐประศาสนศาสตร์  มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ 2506)  และสมพงษ์  เกษมสิน   การบริหาร (พิมพ์ครั้งที่ 3  กรุงเทพมหานคร  ไทยวัฒนาพานิช 2514) น.20-25